Gestión de personas
Contratos
Permite el ingreso de un nuevo contrato y la emisión del mismo. Incluye alternativas de planta-contrata, código del trabajo, honorarios y suplencia.
Ficha de personal
Posee atributos estándar y otros configurables por la Institución. Entre ellos están los datos básicos (nombre, rut, dirección, correo, teléfono, foto, etc. ), datos curriculares (estudios, área de estudio, casa de estudios, título, duración), datos contractuales (escalafón, grado, etc) y otros configurables.
Afiliación
AFP, ISAPRE, FONASA, Cajas previsionales, etc.
Cargas familiares
Nombre, rut, parentesco, registro en SUSESO, tramo. Considera si está o no afiliado a una Caja de Compensación.
Hoja de vida
Historia del funcionario (cambios de calidad jurídica, de grado, de escalafón, de ubicación), anotaciones de mérito o demérito.
Comisión de servicios
Destino, fecha de inicio y término, materia, viáticos.
Licencias médicas
Fecha de emisión, de recepción, de inicio, de termino, tipo (maternal u otras), datos del proceso de gestión recuperación de la licencia, ISAPRE, etc.
Ausencias
Por días administrativos, feriados (vacaciones), cometidos, permisos sin goce de remuneración, etc.
- Para cada uno de los datos mencionados hay un proceso asociado a su gestión. Este puede tener múltiples actividades asociadas, dependiendo del proceso.
- Cada actividad permite subir documentos que apoyan o avalan la gestión que se está realizando.
- Todos los cambios de atributos quedan registrados en el tiempo (no se “pisan”) de manera que ninguno de ellos se pierde. Por ejemplo en el caso de cambios en la AFP o ISAPRE, permanece la historia completa en el sistema.
- Los antecedentes son compartidos con otros módulos, por ejemplo con Remuneraciones y Bienestar.
- A modo de ejemplo, se pueden gestionar mediante un work flow las solicitudes de Permiso por Feriado legal, días administrativos, días sin goce de remuneración, etc. Hay un proceso asociado a cada caso en que el superior al funcionario autoriza o no la solicitud.
- El sistema controla los saldos de los días según el tipo y el vencimiento de los mismos.
- En el caso de las licencias médicas se puede gestionar su recuperación. El proceso lleva una cuenta corriente de los saldos no recuperados y permite hacer cargos a la remuneración del funcionario si se estima conveniente.
Remuneraciones
Motor de cálculo
Permite configurar el cálculo de remuneraciones mensuales de los funcionarios de planta, contrata, honorarios o código del trabajo. El cálculo se hace con un motor al que se le puede enseñar las reglas de cálculo y de validación que sean necesarias.
Entradas
Obtiene información del módulo de personal (calidad jurídica, grado, instituciones afiliadas, asistencia, horas extra, etc.) y del módulo de Bienestar (descuentos, beneficios, etc.).
Salida
Genera información para la contabilidad (montos cancelados, decreto de pago si corresponde), para Bienestar (descuentos realizados), para pago de leyes sociales (Previred u otra), de impuestos (SII), etc.
Informes
Genera múltiples tipos de reportes incluyendo liquidación de sueldo (colilla de pago) para el funcionario via intranet o correo, informes consolidados configurables, etc.
- Todos los datos que se utilizan quedan almacenados con la fecha en que se registran.
- Los parámetros de cálculo o ítems tienen vigencia (meses entre los cuales deben considerarse vigentes). Esto permite tener claro cuáles son los elementos que se utilizaron para cualquier período.
- El sistema permite calcular en diferentes modalidades: Liquidación normal en el momento en que corresponde, Liquidación suplementaria, Reliquidación (por ejemplo pago de bonos de modernidad), Suplementaria de la reliquidación.
- Permite usar como vía de pago transferencia o cheque.
- Si la institución tiene convenio con alguna institución bancaria, permite integrar la transferencia con dicha institución.
- Se pueden enviar las liquidaciones de sueldo vía email, además de almacenarlas en un repositorio para consultas de cada funcionario.
- A modo de ejemplo, se pueden gestionar mediante un work flow las solicitudes de Permiso por Feriado legal, días administrativos, días sin goce de remuneración, etc. Hay un proceso asociado a cada caso en que el superior al funcionario autoriza o no la solicitud.
- El sistema controla los saldos de los días según el tipo y el vencimiento de los mismos.
- En el caso de las licencias médicas se puede gestionar su recuperación. El proceso lleva una cuenta corriente de los saldos no recuperados y permite hacer cargos a la remuneración del funcionarios si se estima conveniente.
Bienestar
Datos de socios y de sus beneficiarios
Se pueden configurar los atributos de los socios que se desea consignar por ejemplo fecha de afiliación, cargas familiares, etc.
Datos de los beneficios
Proveedores, montos máximos, avales, número de cuotas y parámetros de diversas condiciones o reglas para cada solicitud.
Datos de solicitudes
Socio, beneficio, créditos, , forma de pago (cuotas), compras en casa comerciales, gift-card de casas comerciales y otros.
- Permite hacer gestión de cada solicitud de un beneficio.
- En cada gestión de la solicitud se pueden anexar documentos que respalden la decisión tomada.
- Se controla, con una cuenta corriente, los créditos otorgados propios o de 3eros, pago de casas comerciales (deuda con el proveedor), movimientos de Gift-card con el proveedor (compra versus entregadas a socios), cobro al socio de dicha Gift-card, etc.
- Existe un proceso de integración con Remuneraciones, tanto para cobrar el pago mensual a los socios como para posteriormente registrar el descuento realizado y efectuar así el pago.
Gestión de Activo Fijo
Estructuración de la información
El elemento básico es el producto. Cada producto tiene asociado un ítem que permite agruparlos. Así se pueden hacer consultas por grupos de productos. Se pueden configurar múltiples atributos a un producto.
Atributos
Se definen categorías como agrupaciones de atributos del producto. Las categorías más usadas son: vehículo, muebles, propiedades, tecnológicos.
Ejemplo
Son atributos de la categoría Mueble el ítem, número del decreto de la compra, fecha del decreto de compra, decreto de pago, fecha decreto de pago, fecha de incorporación al inventario, número de la factura, fecha de la factura, número de la O/C, fecha de la O/C, estado de conservación (bien conservado, regular o mal estado), proveedor, vida útil en años, modelo, marca.
Versionamiento
Los atributos tienen versiones al definir sus características y por ende se guarda la información histórica de cada uno de ellos. Por ejemplo el estado de conservacion puede variar en el tiempo, por lo que se registran todos los cambios.
Ubicación
Es una estructura que define el lugar en que se encuentra el producto. Esta estructura es: dirección - departamento - sección. Así la estructura ubicación podría indicar por ejemplo lo siguiente: administración y finanzas - contabilidad – baño de damas.
Valor actualizado de los bienes
Los atributos que se registran para los productos permiten obtener las información del valor actual del bien, como lo requiere la Contraloría General de la República.
- Los movimientos y cambios de estado están concebidos como un flujo, por lo que se manejan como transacciones que reflejan los cambios de estado en un proceso.
- Los movimientos de un Producto se consignan en una ficha histórica de cada producto.
- Los movimientos que se utilizan comúnmente son: APERTURA, para ingresar el inventario inicial, TRASLADO, para mover producto de una ubicación a otra, BAJA para dar de baja un producto, CAMBIA ESTADO para modificar el estado de conservación del producto.
- Se pueden crear otros movimientos según lo requiera la institución.
- La ficha histórica permite conocer las diversas ubicaciones en el tiempo, así como también los cambios en su estado de conservación.
Gestión de Bodega
Múltiples bodegas
Se pueden definir varias bodegas según se el requerimiento de la institución. Por ejemplo una bodega central que se ocupa de administrar los útiles de oficina (confort, tóner, papel de impresora, lápices, etc.) y otras que se puede encargar de la entrega de materiales de emergencia, para almacenamiento de programas especiales, etc.
Codificación
Los productos o ítems de la bodega deben estar tabulados para administrar adecuadamente sus saldos.
Control de stock
Existe una cuenta corriente para cada producto que permite conocer completamente su historial de movimientos, sean Entradas o Salidas de cada bodega.
- El procedimiento de una solicitud está definido por un workflow y puede ser ajustado a las necesidades de la institución.
- La bodega tiene ingresos de productos que llegan de un proveedor asociados a una O/C de adquisiciones y egresos que son básicamente las solicitudes que hacen las unidades.
- Existe un procedimiento para ajustar la bodega cuando se hace control de inventario.
- El ingreso de una solicitud disminuye en bodega el saldo disponible del producto y lo registra como reservado.
- El egreso permite retirar lo reservado para entregarlo a quien retira.
- Todos los movimientos quedan debidamente registrados en el sistema.
- Existe integración con los módulos de Ficha de Atención social y Gestión de compras. Desde el primero recibe la Solicitud de pedido para entrega de materiales de ayuda y emergencia y desde compras recibe los documentos para hacer la recepción de productos desde proveedores.
Gestión de Compras
Solicitud de pedido
Solicitante, aprobadores, tipo (se clasifican en tipos de acuerdo a los montos estipulados en la ley de compras publicas), glosa del producto, cantidad, lugar de recepción, presupuesto, unidad solicitante, etc.
Cotizaciones de proveedores
Se almacena el documento de cada proveedor. Se indica si incluye o no el IVA.
Certificado de Disponibilidad presupuestaria
Cuenta y sub cuenta con fondos disponibles para la compra.
Cuadro comparativo
Valor de cada cotización.
Orden de Compra
Número, cantidad, producto, valor, proveedor, forma de pago.
Factura
Rut proveedor, proveedor, producto, cantidad, monto.
- El proceso de compras está regulado por un workflow configurable, lo que permite adaptarlo a la forma de operar de cada Servicio.
- El workflow se reconfigura en forma automática de acuerdo al tipo de compra. Por ejemplo si se requieren cotizaciones o no, si requiere toma de razón en Contraloría General de la República, etc.
- En todas las actividades existe la posibilidad de devolver el flujo (rechazar) explicando las razones que existen para ello.
- La solicitud de pedido tiene versiones. Se crea una nueva versión cuando se hacen cambios a la solicitud anterior, por ejemplo se ajusta el presupuesto, se cambia el tipo de compra, etc.
- En la gestión de las actividades del proceso el usuario puede apoyar su decisión sobre el flujo adjuntando documentos que posteriormente se pueden revisar en una auditoría del proceso. Por ejemplo se puede adjuntar la cotización de un proveedor, la O/C, la factura o cualquier documento que el usuario estime conveniente.
Características de la Implementación
- La Plataforma se arrienda, con un pago mensual, en base a un contrato a 4 años, instalado en un servidor en la nube (Adquisición tipo PAAS = Platform As A Service) o en las instalaciones del cliente.
- El sistema esta construido sobre sistema operativo Windows server, base de datos SQL Server y tecnología .NET.
- NO requiere compra de licencias.
- NO requiere que el Servicio disponga de servidores ni de software básico (base de datos, sistema operativo).
- NO requiere que el Servicio se ocupe de la mantención del sistema (incluida en el arriendo).
- El sistema se basa en flujos de trabajo, lo que hace muy simple la capacitación.
- El proceso de configuración es breve (semanas).
- Los usuarios ingresan vía web, con estrictas medidas de seguridad, según sus roles.
- Opción de generar resoluciones u otros documentos formales con firma electrónica avanzada.